Houd de deadlines in de gaten
Houd uw belastingverplichtingen en deadlines goed in de gaten om boetes te voorkomen. Zoals voor Ieder kwartaal op tijd de btw-aangifte indienen en jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting. Niet pas in deze maanden de administratie bijwerken en zeker iet het laatste weekend. Maak er een sport van om maandelijks minimaal alles goed bij te werken zodat jij kunt zien wat je verdiend hebt. Dan zijn de deadlines van de belastingaangiftes geen probleem meer.
Stel regelmatige administratieve taken in uw planning in, zodat u geen belangrijke deadlines mist. Zet in je planning al wanneer je de facturen wilt versturen en wanneer je de ontvangsten checkt zodat je tijdig herinneringen kunt versturen.
Planning en klantgegevens online
Heb je deadlines voor een klant? Afspraken wanneer de offerte uitgebracht moet worden of het werk klaar moet zijn.
Gebruik een handig systeem om al je gegevens van je klanten bij te houden. Zowel je klanten nu als ook de leads van potentiële klanten die je nog op kunt volgen. Houd goed contact met je klanten om onduidelijkheden te voorkomen. Zowel vooraf al achteraf en tijdens de werkzaamheden maar zeker ook al de werkzaamheden zijn afgerond.
Maak memo's en notities om belangrijke details over klanten en leveranciers te onthouden. Een handig digitaal online CRM (Client Relation System) systeem bijvoorbeeld en gebruik hiervoor de mogelijkheden in je boekhoudpakket. Dan staan de gegevens veilig online in de cloud en zijn ze ten alle tijden via internet bereikbaar. Ook wanneer je laptop het begeeft of je telefoon in het water is gevallen.
Werk met vaste templates voor het opstellen van offertes, facturen, contracten en andere documenten, ook het liefst digitaal en online. Gebruik van een online manier om gegevens uit te wisselen. Leg alle afspraken schriftelijk vast, al is het maar via een korte mail.
Automatiseer routinetaken zoals facturering en betalingen
En trouwens, voor je facturering is het al helemaal van belang om die facturen zo snel mogelijk de wijde wereld in te sturen. Hoe eerder je ze verstuurt, hoe eerder die klanten gaan betalen. Digitaliseer uw factuur- en betalingssystemen om tijd te besparen bij het verzenden en ontvangen van betalingen. En geloof me, je wilt je centen rapen, dus kies een badass moment in je week en zet het direct als een heilige verplichting in je agenda.
Dus, wat is jouw kostprijs voor het niet verrekenen van kosten en btw? Als je jouw digitale administratie op orde hebt, is dat tientje op de grond niets in vergelijking met wat je misloopt. En vergeet niet, voor de facturering geldt hetzelfde principe. Stuur die rekeningen zo snel mogelijk naar je klanten, zodat zij niet kunnen ontsnappen aan hun betalingsverantwoordelijkheid. Kies een vast moment in je agenda, zoals elke vrijdag factureren en elke maandag je administratie bijwerken. Neem de controle over je administratie terug en hou die cashflow stromend. Werk niet jezelf in de shit door uitstelgedrag, maar houd je administratie up-to-date!
Liever alles digitaal in plaats van papier
En papieren rommel? Say no more! We leven in het digitale tijdperk, dus laat die facturen en post lekker binnenkomen in je mailbox. Dat scheelt niet alleen veel papier en daardoor veel bomen en goed voor het milieu ook is het een besparing in je tijd. En jouw tijd is geld waard. Doe je niet alleen de bomen en het milieu een plezier, maar ook jezelf.
Let er maar eens op hoeveel je een enveloppe in je handen hebt. Van de brievenbus op tafel of bureau, later weer je post bijwerken, sorteren, gaatjes erin maken en dan in een map stoppen. Vervolgens heb je die map eindeloos vaak in je handen. Totdat je volgend jaar een nieuwe map aan kunt maken en na een paar jaar heb je weer de map in je handen voordat je deze kunt archiveren en weer jaren later eindelijk kan de map weg. Hoe vaak ben je er dan mee bezig geweest?
Bespaar jezelf de eindeloze handelingen met enveloppen: van brievenbus naar tafel, sorteren, gaatjes erin maken en opbergen in een mappenparade. Seriously, wie heeft daar tijd voor? Dus gooi die muffe mappen en onhandige papieren deur uit en omarm de digitale revolutie van administreren. Jouw administratie wordt sexy, efficiënt en gewoonweg fantastisch!
Reactie plaatsen
Reacties