Slim omgaan met je bankrekening

Je bankrekening is waarschijnlijk één van de meest gebruikte hulpmiddelen in je bedrijf. Vrijwel alle inkomsten en uitgaven lopen erdoorheen. Toch besteden veel ondernemers er minder aandacht aan dan ze zouden moeten.

Met een paar slimme keuzes kun je jezelf veel tijd besparen, je administratie eenvoudiger maken en meer inzicht krijgen in je financiën.

Slim omgaan met je bankrekening: meer overzicht, minder administratie

Hier zijn mijn favoriete tips.

Gebruik een aparte zakelijke bankrekening

Voor veel startende ondernemers is een aparte zakelijke rekening niet direct het eerste waar ze aan denken. Toch raad ik dit bijna altijd aan.

Natuurlijk mag je bij een eenmanszaak vaak een privérekening gebruiken, maar controleer altijd even of jouw bank dat ook toestaat.

Een aparte zakelijke rekening geeft direct meer overzicht. Je zakelijke inkomsten en uitgaven staan netjes bij elkaar en je hoeft niet meer tussen privé-uitgaven te zoeken naar die ene zakelijke betaling. En als je later je boekhouding bijwerkt wil je niet alle privé mutaties nog eens een keer tegenkomen.

Daarnaast bieden zakelijke rekeningen vaak handige extra's, zoals koppelingen met boekhoudprogramma's.

Maak gebruik van bankkoppelingen

Werk je met een boekhoudprogramma?

Kijk dan eens of je een bankkoppeling kunt gebruiken.

Hiermee worden je banktransacties automatisch ingelezen in je administratie. Dat scheelt veel handmatig werk en vermindert de kans op fouten.

Veel ondernemers kiezen voor de goedkoopste bankrekening om een paar euro per maand te besparen. Maar als je daardoor iedere maand uren kwijt bent aan het verwerken van transacties, ben je uiteindelijk duurder uit.

Tijd is immers ook geld.

Houd privé en zakelijk gescheiden

Een duidelijke scheiding tussen privé en zakelijk maakt je administratie veel overzichtelijker.

Ontvang zakelijke inkomsten op je zakelijke rekening en betaal zakelijke kosten ook vanaf die rekening.

Natuurlijk kun je geld overboeken naar privé wanneer dat nodig is. Sterker nog, ik adviseer vaak om hiervoor een vaste structuur aan te houden.

Bijvoorbeeld:

• Wekelijks een vast bedrag naar privé.
• Maandelijks een extra overboeking voor vaste privélasten.

Zo houd je overzicht én voorkom je verrassingen.

Betaal zoveel mogelijk met pin

Hoe minder contant geld je gebruikt, hoe makkelijker je administratie wordt.

Bij contante ontvangsten en uitgaven moet je namelijk een kasadministratie bijhouden. Dat kost tijd en vraagt extra aandacht.

Door zoveel mogelijk met pin te betalen ontstaat er automatisch een duidelijk spoor van je uitgaven en ontvangsten.

Dat maakt het niet alleen makkelijker voor jezelf, maar ook bij een eventuele controle.

Wees voorzichtig met tussenrekeningen

PayPal, creditcards en andere betaalplatformen kunnen handig zijn, maar ze zorgen ook voor extra administratie.

Iedere betaling loopt dan namelijk via een extra tussenstap.

Dat betekent dat je deze transacties vaak dubbel moet verwerken of controleren.

Gebruik ze gerust wanneer het nodig is, maar houd het overzichtelijk.

Maak regelmatig een back-up van je bankgegevens

Veel ondernemers denken dat hun bank alle gegevens altijd beschikbaar houdt.

In de praktijk kun je vaak maar een beperkt aantal jaren terugkijken.

Maak daarom regelmatig een back-up van je rekeningafschriften.

Sla deze bijvoorbeeld op als:

• PDF-bestand
• CSV-bestand
• MT940-bestand

Doe dit niet alleen voor je zakelijke rekening, maar ook voor eventuele privérekeningen die relevant zijn voor je onderneming.

Je weet nooit wanneer je informatie opnieuw nodig hebt.

Veel onderweg? Denk eens aan een tweede rekening

Ben je vaak onderweg, maak je veel zakelijke kosten of gebruik je regelmatig je betaalpas?

Dan kan een tweede rekening verrassend handig zijn.

Je kunt hier bijvoorbeeld een vast budget op zetten voor:

• Brandstof
• Parkeren
• Lunches onderweg
• Kleine zakelijke uitgaven

Mocht je pas kwijt raken of gestolen worden, dan staat niet direct al je geld op die rekening. En bvendien ben ik ook voorstander van een "kleine ' rekening bij een andere bank. Mocht het ene systeem wegvallen dan heb je altijd de andere nog. Zorg dan wel dat er altijd en bedrag op staat, wel zo handig toch?

Een extra stukje veiligheid én overzicht.

Automatiseer waar mogelijk

Ondernemen wordt een stuk leuker wanneer je minder tijd kwijt bent aan terugkerende administratieve taken.

Maak daarom gebruik van:

• Automatische overboekingen naar privé.
• Automatische betalingen van vaste lasten.
• Incasso's voor terugkerende abonnementen.
• Automatische incasso's van klanten waar mogelijk.

Elke handeling die je kunt automatiseren, hoef je later niet meer zelf te doen. Je hebt dan ook vooraf overzicht welke betalingen er klaar staan en zodra je iets wilt aanpassen kan dat altijd.

Meer overzicht geeft meer rust

Een goede administratie begint vaak met iets eenvoudigs: een overzichtelijke bankrekening.

Door je bankzaken slim in te richten, houd je meer grip op je geld, kost je administratie minder tijd en krijg je sneller inzicht in hoe je bedrijf ervoor staat.

En uiteindelijk is dat waar het om draait: minder tijd besteden aan administratie en meer tijd overhouden voor ondernemen.