Slim omgaan met e-mail: meer rust, overzicht en tijd voor je bedrijf
Voor veel ondernemers is e-mail een noodzakelijk onderdeel van de dag. Klanten stellen vragen, leveranciers sturen facturen, er komen nieuwsbrieven binnen en voor je het weet ben je alweer een uur verder.
Hoe vaak kijk jij per dag in je mailbox?
Toch is e-mail veel meer dan alleen communicatie. Een groot deel van je zakelijke e-mails hoort namelijk ook bij je administratie. Denk aan offertes, opdrachtbevestigingen, facturen en belangrijke afspraken. Daarom is het verstandig om je mailbox net zo serieus te nemen als de rest van je administratie.
Met een paar eenvoudige aanpassingen kun je jezelf veel tijd, frustratie en zoekwerk besparen.
5 praktische e-mailtips voor ondernemers
1. Kies voor een professioneel e-mailadres
Een e-mailadres met je eigen bedrijfsnaam maakt direct een betere indruk.
Vergelijk maar eens:
Welke oogt professioneler?
Een eigen domeinnaam straalt vertrouwen uit en laat zien dat je serieus met je onderneming bezig bent. Het is een kleine investering die veel kan opleveren.
2. Houd je inbox lekker overzichtelijk
Je inbox hoeft geen opslagplaats te zijn voor duizenden oude berichten.
Heb je een e-mail afgehandeld? Verplaats deze dan naar een map of archief. Zo zie je in één oogopslag welke berichten nog aandacht nodig hebben.
Een opgeruimde mailbox geeft vaak ook een opgeruimd gevoel in je hoofd.
3. Laat je mailbox niet je werkdag bepalen
Veel ondernemers hebben hun e-mail de hele dag openstaan. Bij ieder piepje of melding kijken ze direct wat er binnengekomen is.
Het gevolg? Je wordt steeds uit je concentratie gehaald.
Plan liever een paar vaste momenten op de dag om je e-mail te verwerken. Bijvoorbeeld in de ochtend, na de lunch en aan het einde van de middag.
Zo houd jij de regie over je werkdag in plaats van je mailbox.
4. Kleine acties? Meteen doen
Kun je een e-mail binnen een paar minuten beantwoorden of afhandelen?
Doe het dan direct.
Dat voorkomt dat je hetzelfde bericht meerdere keren moet openen en er steeds opnieuw naar moet kijken. Kleine taken die blijven liggen kosten vaak meer tijd dan wanneer je ze meteen oppakt.
5. Gebruik een goede e-mailhandtekening
Een professionele handtekening maakt het je klanten gemakkelijk.
Vermeld bijvoorbeeld:
Met vriendelijke groet,
- Je naam
- Je bedrijfsnaam
- Telefoonnummer
- Website
- E-mailadres
Zo hoeft niemand te zoeken naar jouw gegevens en ziet iedere e-mail er verzorgd uit. Dat kan je doen bij de instellingen. vevolgens kan je kiezen of je het alleen bij een nieuwe mail wilt gebruiken of dat deze gegevens er ook onder komen te staan als je een mail beantwoord. Ik gebruik graag de laatste, dus beide opties.
Zo krijgt toch iedereen de groeten van je znder dat je dit iedere keer hoeft te typen.
Veel e-mail? Maak gebruik van meerdere mailboxen
Veel ondernemers gebruiken één mailbox voor alles.
Klanten, leveranciers, nieuwsbrieven, reclame, offertes en administratie komen allemaal door elkaar binnen. Dat maakt het lastig om overzicht te houden.
Terwijl veel providers meerdere mailboxen aanbieden binnen één abonnement.
Waarom zou je daar geen gebruik van maken?
Klantenmail
Dit is de mailbox die je het meest gebruikt.
Hier komen aanvragen, vragen van klanten, offertes en opdrachten binnen.
Denk bijvoorbeeld aan:
Deze mailbox heeft natuurlijk de hoogste prioriteit.
Administratie of inkoop
Maak een aparte mailbox voor alles wat met financiën te maken heeft.
Bijvoorbeeld:
Hier komen facturen, leveranciersberichten en andere administratieve zaken binnen.
Dat scheelt enorm veel zoekwerk wanneer je administratie gaat verwerken.
Algemene mailbox
Soms komen er berichten binnen die nergens echt thuishoren.
Daarvoor kun je een algemene mailbox gebruiken, zoals:
Zo blijft alles netjes gescheiden.
Nieuwsbrieven en vakinformatie
Ben jij ook geabonneerd op allerlei nieuwsbrieven, trainingen, webinars en vakbladen?
Maak daar een aparte mailbox voor aan.
Bijvoorbeeld:
Dan kun je die informatie bekijken op een moment dat het jou uitkomt, zonder dat je tijdens je werk steeds wordt afgeleid.
Meer overzicht geeft meer ruimte
Veel ondernemers denken dat een betere administratie ingewikkeld moet zijn. Vaak zit de winst juist in kleine verbeteringen.
Een overzichtelijke mailbox zorgt ervoor dat je sneller werkt, minder zoekt, minder vergeet en meer rust ervaart tijdens je werkdag.
En laten we eerlijk zijn: ondernemen is al druk genoeg. Alles wat je meer overzicht geeft, levert uiteindelijk ook meer tijd en energie op.
Dus neem eens een kijkje in je mailbox. Misschien valt daar vandaag al meer winst te behalen dan je denkt.
Tips voor je email
Voor veel ondernemers is e-mail een noodzakelijk onderdeel van de dag. Klanten stellen vragen, leveranciers sturen facturen, er komen nieuwsbrieven binnen en voor je het weet ben je alweer een uur verder.
Slim omgaan met je bankrekening
Je bankrekening is waarschijnlijk één van de meest gebruikte hulpmiddelen in je bedrijf. Vrijwel alle inkomsten en uitgaven lopen erdoorheen. Toch besteden veel ondernemers er minder aandacht aan dan ze zouden moeten.
Zoveel mogelijk digitaal scheelt veel tijd en rompslomp
Houd uw belastingverplichtingen en deadlines goed in de gaten om boetes te voorkomen. Zoals voor Ieder kwartaal op tijd de btw-aangifte indienen en jaarlijks de aangifte inkomstenbelasting. Niet pas in deze maanden de administratie bijwerken en zeker iet het laatste weekend. Maak er een sport van om maandelijks minimaal alles goed bij te werken zodat jij kunt zien wat je verdiend hebt. Dan zijn de deadlines van de belastingaangiftes geen probleem meer.
Een vaste plek en tijd geeft veel rust
Laten we eerlijk zijn, als je je administratie rondslingert als een verstrooide professor, kom je nergens. Dus, gooi al die losse papieren, bonnetjes en postzooi niet lukraak neer; creëer een vaste plek waar jouw administratie het thuisgevoel kan vinden. Zo'n heiligdom waar alles netjes bij elkaar ligt, zodat je alles in één oogopslag kunt zien en er meteen mee aan de slag kunt gaan. En weet je wat? Kies gewoon een plek waar dat zooitje lekker kan blijven liggen, zelfs als je een onverwachte sneltrein naar ergens moet nemen.
Start met een goed plan
Geld en tijd besparen als ondernemer, zodat je meer tijd overhoudt voor waar je écht enthousiast van wordt? Lees snel verder, en stop met struisvogelpolitiek!
Geldslurpers en tijdvreters
De meest gemaakte fouten bij belastingaangiftes
De belastingaangiftes. Meestal een kriem voor de ondernemers. Trap jij ook in die valkuil?
Tips uit het boek: Let them
Algelopen tijd heb ik weer heerlijk dagelijks een uurtje buiten een boek gelezen. Ik hou van boeken over o.a. persoonlijke ontwikkeling, ondernemerschap, leiderschap, financieen. Voor een paar tientjes heb je meteen weer veel kennis opgedaan.
Zie jij beren op de weg?
Ondernemen: tussen beren op de weg en kansen om te groeien
Reactie plaatsen
Reacties